Flexnote vs Heptabase: Karten-Whiteboard – was ist der Unterschied (2026)

Wer ein visuelles Notizwerkzeug im Stil „Karte + unendliches Whiteboard“ sucht, stößt oft auf Heptabase und Flexnote. Gerade bei der Suche nach einer guten Heptabase-Alternative taucht Flexnote regelmäßig auf. Optisch ähneln sie sich: Karten tragen den Inhalt, auf einer unendlich verschiebbaren Canvas lassen sich Ideen räumlich anordnen. Die Schwerpunkte sind aber andere. Dieser Text kürt keinen Sieger, sondern legt die Unterschiede so, dass Sie nach dem eigenen Bedarf wählen können.

1. Positionierung: beide für tiefes Lernen und Forschung

Die Zielgruppen überlappen sich stark – beide sind für tiefes Lernen und Forschung gebaut, verknüpfen verstreute Karten auf dem Whiteboard zu einem System und eignen sich für Literaturreviews, Vorlesungsnotizen und langfristige Forschung. Heptabase hat ein reifes Werkzeugset und eine lebendige Community und ist fein darauf geschliffen, komplexe Themen zu Ende zu denken.

Flexnote zielt auf denselben Zweck, geht den Weg aber anders. Es ist Local-First, legt mehr Gewicht auf Datenschutz und Eigentum und kombiniert das mit einer eigenen Hochleistungs-Canvas, breiterer Annotation und einer Kaufoption – derselbe Forschungs-Whiteboard, nur leichter und stärker selbstgeführt.

2. Canvas und Performance: gleiche Form, anderes Fundament

Die Grundeinheit ist bei beiden die Karte; Markdown, bidirektionale Links sowie freies Platzieren und Verbinden auf dem Whiteboard sind dabei. Der große Unterschied liegt im Rendering. Heptabase zeichnet die Canvas mit DOM-basierter Webtechnik, Flexnote nutzt eine eigene Hochleistungs-Canvas-Engine. Wächst ein Board auf Hunderte Karten und werden Zoom und Drag hart, bleibt der Canvas-Ansatz in der Regel flüssiger.

3. Annotation: nicht nur PDF

Forschung steht auf Annotation von Quellen – und hier klafft der Unterschied. Flexnote annotiert Karten, PDFs, Video (inkl. YouTube) und Audio: ob Paper, Vorlesungsvideo oder Podcast, Sie markieren auf der Quelle und kehren zur Canvas zurück. Heptabase unterstützt derzeit nur PDF-Annotation.

4. KI: nicht nur Antworten, sondern Bearbeiten von Bibliothek und Board

KI ist längst nicht mehr nur Heptabases Stärke. Flexnote AI steht Pro-Mitgliedern über Knowledge Ask, Agent und KI-Actions an Karten zur Verfügung. Ask durchsucht die lokale Wissensbasis, nimmt per @ erwähnte Karten als Kontext und antwortet mit Zitaten. Agent geht weiter: Karten anlegen und bearbeiten, Tags und To-dos ordnen, auf dem aktuellen Whiteboard gruppieren, verbinden und layouten.

Flexnote ist BYOK (Bring Your Own Key). Sie wählen OpenAI, DeepSeek, Tongyi Qianwen, Kimi, Zhipu GLM oder einen kompatiblen Custom-Endpoint und hängen nicht an einem Anbieter. Der Smart-Index ergänzt semantische Suche und Bild-OCR; im Kartenmenü gibt es schnelle Aktionen für Zusammenfassung, Übersetzung, Mindmap-Erzeugung und eigene Prompts. Zusammen mit Multimedia-Annotation kann die KI zu PDFs und Videos antworten, Ergebnisse als Karten speichern und sie weiter auf dem Board sortieren.

5. Local-First, Datenschutz, Veröffentlichung

Hier zeigt sich der geistige Unterschied am klarsten.

• Heptabase: Konto und Online-Login sind Pflicht, das Konto hängt an der Cloud. Daten lassen sich nach Markdown und JSON exportieren, Kopien bleiben auf dem Server; Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gibt es derzeit nicht.
• Flexnote: Local-First – lokal nutzbar ohne Pflicht-Online-Login, Daten bleiben standardmäßig bei Ihnen. Geräteübergreifendes Teilen läuft über Drittanbieter-Clouds wie Baidu Cloud, OneDrive, S3, WebDAV, den Speicherort bestimmen Sie.

Local-First heißt nicht abgeschlossen. Flexnote kann Whiteboards im Web veröffentlichen, erzeugt einen Link, den jeder im Browser öffnet, und unterstützt Export nach PDF und andere Formate – Besitz behalten, Teilen nicht aufgeben.

6. Plattformen und Zusammenarbeit

Heptabase bietet Mac, Windows, Linux, iOS, Android und Web sowie Einladungen für Mitwirkende. Flexnote liefert Windows-/macOS-Desktop und eine mobile App zum Erfassen und Nachlesen unterwegs.

7. Preise

Für viele ist das der Ausschlag – und der Abstand ist groß.

• Heptabase: nur Abo, kein dauerhaftes Free-Tier, 7-Tage-Test. Pro etwa $8,99/Monat bei Jahreszahlung. Mehr KI-Credits über Premium ($17,99/Monat) oder Premium+ ($53,99/Monat).
• Flexnote: dauerhaftes Free-Tier (100 Karten, lokale Speicherung, ein Gerät); Pro $29/Quartal oder $49/Jahr plus Einmallizenz für $149.

8. Überblick

9. Wie wählen

Beide sind für tiefes Lernen und Forschung gebaut, beide holen KI in den Wissensworkflow. Wenn Sie reifes Ökosystem und gehostete KI-Credits sowie starke plattformübergreifende Zusammenarbeit wollen und laufende Abos nicht stören, ist Heptabase eine bewährte, verlässliche Wahl.

Wenn Ihnen Canvas-Performance (große Boards bleiben flüssig) wichtig ist, Sie volle Annotation über Karten, PDF, Video und Audio brauchen, Local-First-Datenschutz zählen, Sie mit eigenem Model-Key zitierte Antworten wollen und den Agent das Board direkt ordnen lassen, dazu flexiblen Geräte-Sync über Drittanbieter-Clouds und lieber kostenlos starten oder einmal kaufen, passt Flexnote oft besser zum Workflow und kostet auf Dauer weniger.

Die beiden schließen sich nicht aus – zwei vernünftige Abwägungen in derselben Kategorie Whiteboard-Notizen. Am besten testen Sie Free-Tier bzw. Trial einmal an Ihren echten Notizsituationen.