Heptabase-Daten mit einem Klick nach Flexnote importieren

Beim Wechsel der Notiz-App liegt die echte Kostenstelle selten im Lernen der neuen Oberfläche. Es geht darum, ob Jahre Geschichte mitwandern. Wenn Sie in Heptabase bereits Karten, Whiteboards, PDF-Highlights, Journals und Tags für Literaturarbeit oder langfristige Forschung aufgebaut haben, ist ein Neustart im leeren Workspace meist keine realistische Option.

Flexnote kann lokale Heptabase-Daten (hepta.db oder ein Backup) lesen und per Space mit einem Klick importieren. Sie können für jeden Heptabase-Space einen passenden Flexnote-Workspace anlegen oder ausgewählte Inhalte in den aktuellen Workspace schreiben; beim zweiten Import wählen Sie Überspringen oder Überschreiben. Der Importer liest nur die Quelle — er ändert, löscht oder verschiebt Ihre bestehenden Heptabase-Dateien nicht.

Was kann importiert werden?

Das ist keine reine Textkopie. Flexnote scannt lokale Heptabase-Daten und wandelt jeden Inhaltstyp strukturell um. Aktuell unterstützt:

Vor dem Import: wichtige Konvertierungsregeln

Lokale Datenbank nutzen — nicht nur JSON-Export

Die aktuelle Version importiert aus einer lokalen hepta.db oder einem Backup-Ordner. Liegt nur ein all-data.json-Export ohne passende Datenbank vor, lassen sich Whiteboard-Struktur und Anhangpfade noch nicht vollständig wiederherstellen. Die Desktop-App versucht Heptabase automatisch zu erkennen; sonst wählen Sie einen Backup-Ordner manuell.

Whiteboards werden strukturell konvertiert, nicht als Screenshot

Karteninstanzen, Sections, Textelemente, Medien, PDFs, Mindmap-Knoten und Verbindungen auf dem Board werden typweise umgewandelt. Verbindungen behalten Pfadstil, Pfeile, Farbe und Rich-Text-Labels so weit wie möglich. Weil die Canvas-Modelle von Heptabase und Flexnote nicht identisch sind, prüfen Sie nach dem Import besonders oft genutzte Boards — vor allem komplexe verschachtelte Sections, Farbsemantik oder ungewöhnliche Knoten.

PDF-Highlights und Note Highlights werden getrennt gemappt

Text- und Bereichs-Highlights in PDFs landen im PDF-Reader; Farbe und Position orientieren sich so gut wie möglich am Original. Markierungen im Kartenkörper werden zu Flexnote Note Highlights und behalten verknüpfte Notizen. Prüfen Sie danach einige PDFs und Notizen mit Highlights auf Anzeige und Sprungverhalten.

Kartenhöhe folgt der von Heptabase gespeicherten Größe

Beide Produkte unterscheiden sich in Innenabstand und Standardschrift. Damit Karten auf dem Whiteboard weniger überlappen, behält der Import die von Heptabase gespeicherte Höhe und schaltet Auto-Höhe aus. Sie können danach in Flexnote manuell anpassen oder Auto-Höhe wieder aktivieren.

Schritte

Schritt 1: Import öffnen und lokales Heptabase erkennen

Öffnen Sie den Import-Dialog in der Flexnote-Seitenleiste und wählen Sie Heptabase. Desktop versucht lokale Daten zu lesen; bei Erfolg erscheinen Version sowie Notiz-, Whiteboard-, Journal- und Tag-Zahlen pro Space. Schlägt die Erkennung fehl, wählen Sie über „Backup wählen“ einen Ordner oder starten Sie die Erkennung erneut.

Schritt 2: Spaces und Schreibziel wählen

Wählen Sie die zu importierenden Heptabase-Spaces und das Ziel:

• Pro Space einen Workspace anlegen: kommt der Originalstruktur am nächsten; ideal für die komplette Migration. Erlaubt der Free-Plan nur einen Workspace, upgraden Sie vor dem getrennten Import der Spaces.
• In den aktuellen Workspace importieren: schreibt ausgewählte Spaces in den geöffneten Workspace — geeignet für ein einzelnes Projekt oder einen kleinen Test.

Schritt 3: Import starten und prüfen

Nach dem Start sehen Sie den Fortschritt. Am Ende gibt es Summen für neue Notizen, Journals, Whiteboards, PDFs, Highlights, Mindmaps, Eigenschaften, Ansichten und Anhänge. Prüfen Sie danach oft genutzte Boards, Notizen mit Backlinks oder Mentions, PDFs mit Highlights und getaggte Journals.

Erneuter Import und Deduplizierung

Standardmäßig werden bereits importierte Objekte nicht erneut angelegt. Flexnote speichert die Zuordnung von Quelle zu Ziel. Beim erneuten Import derselben Inhalte können Sie:

• Vorhandene überspringen: behält Versionen, die Sie in Flexnote schon bearbeitet haben, und ergänzt nur Fehlendes — ideal für schrittweise Migration.
• Überschreiben: aktualisiert bestehende Einträge aus dem aktuellen Heptabase-Stand und synchronisiert neue Whiteboard-Elemente. Prüfen Sie zuvor, dass Flexnote keine lokalen Edits enthält, die Sie behalten wollen.

Empfohlener Migrationsablauf

1. Heptabase-Daten sichern (oder Backup prüfen) und Flexnote-Daten sichern;
2. zuerst einen kleineren Space mit Notizen, Whiteboards und PDFs testweise importieren;
3. Layout, Verbindungslabels, PDF-Highlight-Farben sowie Mentions / Backlinks prüfen;
4. wenn das passt, die übrigen Spaces importieren;
5. bei späteren Imports „Vorhandene überspringen“ bevorzugen; „Überschreiben“ nur, wenn Heptabase bewusst die Quelle der Wahrheit sein soll.

Import senkt die Kosten des Umzugs — Sie müssen Ihren aktuellen Workflow nicht über Nacht aufgeben. Migrieren Sie zuerst das Projekt-Board, an dem Sie aktiv arbeiten, nutzen Sie in Flexnote weiter lokal-first Whiteboards, Multimedia-Annotation und ein Einmalkauf-Modell, und lassen Sie Heptabase nach einem vollständigen Umzug eine Weile als schreibgeschütztes Archiv stehen. Validieren Sie zuerst an einer kleinen Stichprobe echter Arbeit, und entscheiden Sie dann, wie viel als Nächstes wandert.